Choisissez la régie lorsque le périmètre varie et que le client accepte de payer les moyens consommés. Choisissez le forfait lorsqu’un résultat et un périmètre sont suffisamment définis. Utilisez l’avancement lorsque la valeur est livrée par phases mesurables. Un même contrat peut combiner ces modes, mais chaque ligne doit avoir une règle, une preuve et un responsable.
Utiliser la bonne question de décision
| Mode | À privilégier si | Risque principal | Contrôle |
|---|---|---|---|
| Régie | Le besoin évolue et les unités de temps sont vérifiables | Temps non validé ou plafond dépassé | Feuilles de temps approuvées, plafond, taux |
| Forfait | Le livrable, le périmètre et les hypothèses sont définis | Dérive de charge et travaux gratuits | Budget, reste à faire, avenants, marge |
| Avancement | Les phases ou jalons reflètent une valeur livrée | Pourcentage subjectif ou facturation en avance | Critères d’achèvement et validation du chef de projet |
Facturer en régie sans discussion tardive
Le contrat précise l’unité, les taux, les profils, les dépenses refacturables, le plafond et le circuit de validation. Faites approuver les temps à une fréquence adaptée au projet. Une validation mensuelle le jour de la facture laisse trop peu de temps pour corriger un libellé incomplet ou une activité hors périmètre.
Exemple : 12 jours de consultant à 850 € et 3 jours de chef de projet à 1 050 € produisent 13 350 € HT. Le contrôle doit rapprocher jours soumis, jours approuvés et jours facturés ; l’écart doit être qualifié, pas simplement effacé.
Protéger la marge d’un forfait
Le forfait transfère une partie du risque de productivité au prestataire. Décomposez-le en lots avec budget d’heures ou de coûts, responsable, date, hypothèses et reste à faire. Une marge constatée après livraison arrive trop tard : projetez la marge à terminaison chaque fois que le reste à faire change.
Marge prévisionnelle à terminaison = prix contractuel − coûts réalisés − coût estimé du reste à faire.
Les demandes nouvelles suivent un circuit séparé : qualification, estimation, accord, avenant ou commande, puis facturation. Le guide sur les travaux complémentaires détaille ce processus.
Mesurer un avancement défendable
Évitez de confondre heures consommées et avancement technique. Une phase peut avoir consommé 70 % de son budget et n’être achevée qu’à 50 %. Définissez une méthode : jalons acceptés, unités livrées, ou estimation du travail accompli validée par le responsable. Pour un contrat de 100 000 € achevé à 45 %, avec 30 000 € déjà facturés, la facture d’avancement est de 15 000 € HT avant retenues ou autres règles contractuelles.
Gérer acomptes, reste à faire et avenants
- Un acompte organise la trésorerie ; il ne mesure pas seul l’avancement.
- Le reste à faire est une estimation opérationnelle révisée, pas le solde mécanique du budget.
- Un avenant conserve le lien entre demande, prix, délai et responsabilité.
- La facture préparée doit rester distincte de la facture émise et contrôlable avant validation.
Voir aussi : facturation et encaissements, pilotage de la rentabilité et la FAQ opérationnelle Tempolia.