Décrivez précisément le périmètre inclus dans la lettre de mission ou le contrat, codez séparément les demandes qui en sortent, déclenchez une alerte, puis faites approuver objet, prix et délai. Conservez la demande et l’accord avec le dossier avant de préparer la facture. Une ligne de temps seule prouve une activité, pas l’acceptation de son prix.
Définir ce qui est inclus avant la première anomalie
Un intitulé comme « accompagnement courant » ne suffit pas. Pour chaque mission, précisez livrables, fréquence, volumes, hypothèses, interlocuteurs, échéances et exclusions. Définissez aussi ce qui déclenche une révision : nombre de bulletins, entités supplémentaires, reprise de données, changement réglementaire, réunion exceptionnelle ou délai imposé.
Détecter l’écart au moment où il se produit
La personne qui reçoit la demande doit pouvoir la rattacher au dossier et choisir un code « à qualifier » ou « hors forfait ». Le responsable examine quotidiennement ou chaque semaine ces lignes. Attendre la préparation de facture transforme un arbitrage commercial simple en discussion sur un travail déjà réalisé.
| État | Information minimale | Décision |
|---|---|---|
| Détecté | Demande, auteur, date, dossier | Inclus ou à qualifier |
| Qualifié | Écart au périmètre et conséquence | Refuser, absorber ou chiffrer |
| Chiffré | Prix, charge, délai, hypothèses | Soumettre au client |
| Accepté | Trace de l’accord et responsable | Autoriser l’exécution |
| Facturable | Temps, frais, livrable ou jalon | Préparer la facture |
Choisir une règle de prix explicable
Trois approches sont courantes : prix fixe pour un livrable défini, temps passé avec taux et plafond, ou unité d’œuvre. Pour une intervention urgente estimée à 6 heures à 140 €/h avec plafond de 8 heures, l’accord doit préciser si un nouveau consentement est requis au-delà de 840 € ou seulement au-delà du plafond de 1 120 €.
Formuler la demande d’accord
Un message utile rappelle le périmètre initial, décrit la demande nouvelle, explique son effet, propose un prix et un calendrier et demande une réponse explicite. Évitez le jargon interne. Si l’organisation accepte exceptionnellement d’absorber le coût, enregistrez aussi cette décision : elle éclaire la rentabilité et la prochaine révision de contrat.
Contrôler avant facturation
- L’accord correspond au client, au dossier et à la bonne entité.
- Les temps et frais sont postérieurs à l’autorisation, sauf urgence documentée.
- Le libellé de facture reprend le résultat livré, pas seulement un code interne.
- Les montants déjà facturés ou l’acompte sont déduits correctement.
- La marge du forfait principal et celle du complément restent analysables séparément.
Voir aussi : facturation et encaissements, régie, forfait et avancement, rentabilité et la FAQ Tempolia.