Reliez le forfait prévu par la convention d’honoraires aux diligences, temps, frais, débours et provisions du dossier. Comparez chaque semaine ou chaque mois le coût réalisé et le reste à faire aux honoraires attendus. Déclenchez une revue dès qu’un seuil de temps, de coût ou de périmètre est franchi.
Faire du forfait un budget pilotable
Décomposez l’honoraire en phases ou familles de diligences : analyse initiale, actes, échanges, audience, négociation ou clôture. Affectez un budget de temps ou de coût à chaque ensemble sans transformer la convention en promesse d’un nombre d’heures. L’objectif interne est de détecter la dérive, pas de substituer le budget à la règle d’honoraires convenue.
Suivre provisions, honoraires, frais et débours séparément
Une provision reçue ne constitue pas une marge : elle est une somme à affecter selon le traitement applicable. Les frais du cabinet, les débours pour le client, les émoluments et les honoraires doivent rester distinguables. Cette séparation facilite le compte détaillé et évite de conclure qu’un dossier est rentable parce que sa trésorerie est positive.
Calculer une marge prévisionnelle
| Élément | Montant |
|---|---|
| Forfait prévu | 9 000 € |
| Coût des temps réalisés | 4 100 € |
| Frais non refacturés | 300 € |
| Coût estimé du reste à faire | 2 400 € |
| Marge prévisionnelle | 2 200 € |
| Taux de marque prévisionnel | 24,4 % |
La formule est : 9 000 − 4 100 − 300 − 2 400 = 2 200 €. Si une nouvelle audience porte le reste à faire à 4 000 €, la marge tombe à 600 € : c’est le moment de revoir le périmètre, l’organisation ou les conditions prévues par la convention.
Boni-mali = honoraires facturés HT − valeur de vente des diligences réalisées (temps × taux de vente prévu). Un résultat positif est un boni ; un résultat négatif est un mali.
Marge = honoraires HT − coût de revient des temps − coûts directs non refacturés. Pour une marge prévisionnelle, ajoutez le coût estimé du reste à faire aux coûts.
À retenir : un boni-mali nul signifie que la facturation a été faite conformément au taux horaire théorique ; la marge contrôle la bonne calibration générale des tarifs par rapport aux coûts.
Définir des alertes qui entraînent une action
- 70 % du budget de temps consommé alors que la phase n’est pas achevée.
- Reste à faire non révisé depuis plus de 30 jours sur un dossier actif.
- Diligences hors périmètre en attente de qualification.
- Provision insuffisante au regard de la prochaine étape, selon les règles du cabinet.
- Temps important non saisi ou saisi trop tard pour être expliqué.
Préserver la transparence client
Le pilotage interne n’a pas pour objet de produire une facturation automatique sans revue. Il aide l’avocat à informer régulièrement le client de l’évolution prévisible des honoraires, frais et débours et à produire un détail cohérent. Le Règlement intérieur national publié par le CNB constitue la source professionnelle à consulter ; la convention signée et les règles applicables au dossier restent déterminantes.
Voir aussi : Tempolia pour les avocats, facturation, calcul de rentabilité et la FAQ opérationnelle.