Créez un code distinct pour chaque opération ou projet examiné, reliez les collaborateurs et périodes, faites saisir des activités suffisamment précises, validez régulièrement et rapprochez les temps des livrables, versions, comptes rendus et éléments comptables. Faites valider l’éligibilité et la méthode de valorisation par vos conseils compétents : Tempolia organise les données, il ne délivre pas une qualification fiscale.
Séparer la qualification du suivi des temps
La première décision porte sur l’opération : quels travaux sont susceptibles d’entrer dans le dispositif, sur quelle période et selon quelle justification scientifique ou d’innovation ? Cette analyse ne doit pas être déduite d’un simple libellé « R&D ». Une fois le périmètre documenté et validé, le suivi des temps aide à rattacher les moyens humains aux travaux décrits.
Structurer les projets et activités
Utilisez un identifiant stable par opération, des phases liées aux objectifs et des tâches qui décrivent le travail : état de l’art, formulation d’une incertitude, expérimentation, conception, essais, analyse ou documentation. Distinguez les activités éligibles présumées, connexes et non retenues sans demander au collaborateur de produire lui-même une conclusion fiscale.
Définir un protocole de saisie et de validation
| Contrôle | Fréquence | Preuve |
|---|---|---|
| Complétude | Hebdomadaire | Heures attendues, saisies et absences |
| Cohérence | Mensuelle | Activité compatible avec rôle, phase et période |
| Validation | Mensuelle ou jalon | Responsable, date et commentaire d’écart |
| Rapprochement | Trimestrielle | Temps, paie/comptabilité et livrables |
| Gel | Après revue | Période verrouillée et correction tracée |
Un forfait d’heures reconstruit après coup est fragile. Le BOFiP indique, pour le personnel partiellement affecté, une prise en compte au prorata du temps effectivement et exclusivement consacré aux opérations concernées et écarte une détermination forfaitaire. Consultez toujours la version en vigueur et votre conseil.
Relier les temps aux autres pièces
- Dossier scientifique ou technique décrivant objectifs, état de l’art, incertitudes, travaux et résultats.
- Comptes rendus, tickets, cahiers de laboratoire, dépôts de code, versions, essais et décisions.
- CV, diplômes, fonctions et dates de présence des personnes concernées.
- Éléments de paie et de comptabilité utilisés pour valoriser les dépenses.
- Règles de ventilation, exclusions, corrections et validations.
Le rapport de temps sert d’index vers ces preuves. Il devient moins utile si les activités sont vagues, toutes identiques, saisies annuellement ou incompatibles avec les documents techniques.
Produire un rapport contrôlable
Le rapport indique exercice civil, opération, personne, activité, période, quantité et règle de conversion. Il permet de revenir aux lignes. Rapprochez le total annuel avec le temps de présence disponible, les absences et les autres activités : une personne ne peut pas déclarer davantage de temps que son calendrier justifié.
Connaître les limites de l’outil
Tempolia ne décide pas si une opération relève du CIR, du CII ou d’une subvention, ne garantit pas l’acceptation d’une dépense et ne remplace ni le dossier scientifique ni les pièces comptables. Les règles et taux peuvent évoluer. La page fournit une méthode d’organisation documentaire à faire valider pour votre situation.
Sources primaires vérifiées le 19 juillet 2026 : BOFiP — dépenses de personnel du CIR, ministère de l’Enseignement supérieur — guides du CIR et Direction générale des Entreprises — CII.
Voir aussi : gestion des temps, rapports et pilotage et la FAQ Tempolia.