Partez de cinq à huit scénarios réels — saisir un temps, préparer une facture, affecter un règlement, revoir une marge, remplacer un collaborateur — puis notez chaque solution sur des preuves observables. Évaluez séparément le périmètre, l’adoption, la migration, la sécurité et le coût total. Une démonstration générique ne suffit pas.
Définir le périmètre avant de consulter
Un logiciel de gestion interne relie les clients, affaires ou dossiers, temps, frais, budgets, factures, règlements et indicateurs. Il ne remplace pas nécessairement les outils de production comptable, de paie ou de GED : le cahier des charges doit donc préciser quelles données restent dans chaque système et quels échanges sont attendus.
Listez les populations concernées, les sociétés, les volumes annuels, les règles de facturation et les contraintes de clôture. Ajoutez les cas difficiles : forfait dépassé, acompte, avoir, changement de responsable, client multi-entités, taux négocié ou départ d’un collaborateur.
Utiliser une grille pondérée et demander une preuve
| Critère | Question de contrôle | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Droits | Qui voit, modifie, valide et exporte ? | Test de la matrice avec trois profils |
| Facturation | Peut-on préparer, corriger puis valider sans perdre la trace ? | Scénario depuis le temps jusqu’au règlement |
| Pilotage | Le chiffre d’un rapport est-il réconciliable ? | Drill-down ou export des lignes sources |
| Migration | Comment prouver que la reprise est complète ? | Totaux avant/après et journal d’anomalies |
| Réversibilité | Quelles données et pièces peut-on restituer ? | Format, délai et responsabilité contractuels |
Comparer cloud et installation interne
Le cloud réduit généralement l’exploitation locale et facilite les mises à jour, mais il faut contrôler l’hébergement, les sauvegardes, les accès administrateurs, la disponibilité et la réversibilité. Une installation interne donne davantage de responsabilités à votre équipe : système, base de données, correctifs, supervision, sauvegardes et tests de restauration. Comparez les responsabilités réelles, pas seulement le prix de licence.
Préparer la migration et l’adoption
- Inventorier les fichiers, bases, interfaces et propriétaires de données.
- Nettoyer les doublons et décider quelles données historiques reprendre.
- Tester sur un lot représentatif avec des totaux de contrôle.
- Piloter avec un groupe restreint avant la bascule générale.
- Former par rôle et mesurer les usages, anomalies et délais de saisie.
Calculer le coût total sur trois ans
Additionnez licences, migration, paramétrage, interfaces, formation, reprise de données et temps interne. Retranchez uniquement des gains dont la méthode est explicite. Par exemple : 25 utilisateurs × 15 minutes économisées par semaine × 46 semaines = 287,5 heures par an. Valorisez ensuite ces heures avec un taux documenté, sans supposer que tout le temps libéré devient immédiatement facturable.
Décider avec des critères éliminatoires
Avant le score final, fixez les points non négociables : conformité contractuelle, séparation des droits, export des données, capacité de reprise, fonctions indispensables et compatibilité avec les outils existants. Un excellent score moyen ne compense pas l’absence d’un contrôle critique.
Voir aussi : périmètre fonctionnel Tempolia, sécurité, conformité et hébergement, intégrations et API, formation et FAQ opérationnelle Tempolia.